ระบบการประช มอ เล กทรอน กส (e-meeting System)

ระบบการประช มอ เล กทรอน กส (e-meeting System) การบร หารงานต างๆของภาคร ฐและเอกชน จะต องม การจ ดประช มเป นประจ า ซ งตามปกต แล วต องม การส งหน งส อเช ญประช มพร อมระเบ ยบวาระการประช ม เพ อให ผ เข าร วมประช มทราบและเตร ยมข อม ลก อน เข าร วมประช ม หล งจากประช มต องบ นท กสร ปการประช มเป นเอกสารท งหมด และการค นหาข อม ลย อนหล ง จากเอกสารท าได ช า ด งน นเพ อให การจ ดการประช มสามารถด าเน นการได สะดวก รวดเร วเป นระบบ ง ายต อการเก บร กษา ข อม ลและส บค นข อม ลย อนหล ง ประหย ดท งเวลาและทร พยากรกระดาษ จ งได จ ดท าระบบการประช ม อ เล กทรอน กส (e-meeting System) ข น ซ งผ จ ดท าได พ ฒนาระบบ เพ อให ผ เข าร วมประช มสามารถประช มผ าน เคร อข ายอ นเตอร เน ต เม อกรอกรห สเข าส ระบบ สามารถด ข อม ล และส งพ มพ เอกสารจากระบบได ซ งม ผ ด แลระบบเป นผ ร กษาความปลอดภ ยของข อม ล ส าหร บผ เย ยมชมจะด ข อม ลได บางส วนเท าน น 1. ว ตถ ประสงค ของการพ ฒนา 1. เพ อเพ มความสะดวกในการส งหน งส อการประช มให แก ผ เข าร วมประช ม 2. เพ อช วยบร หารจ ดการในเร องเอกสารการประช ม 3. เพ อแจ งรายละเอ ยดการประช มผ านเคร อข ายอ นเตอร เน ต 4. เพ อประหย ดเวลาในการด าเน นการแจ งการประช ม 5. เพ อลดทร พยากรกระดาษ 2. ขอบเขต 2.1 ผ เย ยมชมสามารถท ารายการต างๆ ด งน 1. ผ เย ยมชมสามารถด ก าหนดการประช มได 2. ผ เย ยมชมสามารถด รายงานสร ปได 3. ผ เย ยมชมสามารถด รายงานสร ปแยกตามประเภทได 2.2 ผ เข าร วมการประช มสามารถท ารายการต างๆได ด งน 1. ผ เข าร วมการประช มต อง Login เข าส ระบบ 2. ผ เข าร วมการประช มสามารถด ข อม ลห วข อการประช มได 3. ผ เข าร วมการประช มสามารถเป ดเอกสารประกอบการประช มได 4. ผ เข าร วมการประช มสามารถด รายงานสร ปการประช มได 5. ผ เข าร วมการประช มสามารถแก ไขรห สผ านของตนเองได 1

2 6. ผ เข าร วมการประช มสามารถบ นท กการประช มของตนเองได 2.3 ผ ด แลระบบสามารถท ารายการต างๆ ด งน 1. ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไขส ทธ การใช งานได 2. ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไขห วข อการประช มได 3. ผ ด แลระบบสามารถเพ ม ลบ แก ไขวาระการประช มได 4. ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไข ไฟล เอกสารประกอบการประช มได 5. ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไข รายงานสร ปการประช มได 3. การเข าใช งาน สามารถเข าใช งานระบบการประช มอ เล กทรอน กส ได ท URL น http://202.29.21.15/emeeting-new/ 1. ผ เย ยมชม กรณ ถ าเป นผ เย ยมชมสามารถด ข อม ลท แสดงในหน าหล กของระบบ ผ เย ยมชมสามารถด ก าหนดการประช มได, ผ เย ยมชมสามารถด รายงานสร ปได, ผ เย ยมชมสามารถด รายงานสร ปแยกตามประเภทได หน าแรกของระบบการประช มอ เล กทรอน กส

2. ผ เข าร วมการประช ม สามารถด ข อม ลห วข อการประช ม, เป ดเอกสารประกอบการประช ม, ด รายงาน สร ปการประช ม กรณ ผ ร วมประช มต องการบ นท กการประช มหร อข อม ลส วนต วของตนเองจะต องม การ Login เข าส ระบบ ก อน 3 Login เข าส ระบบ

4

การเพ มบ นท กการประช มของผ เข าร วมประช ม 5

เปล ยนแปลงข อม ส วนต ว 6

7 3. ผ ด แลระบบ กรณ ถ าเป นผ ด แลระบบจะต องม การ login เข าส ระบบก อน จ งจะม ส ทธ ด งต อไปน - ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไขส ทธ การใช งานได - ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไขห วข อการประช มได - ผ ด แลระบบสามารถเพ ม ลบ แก ไขวาระการประช มได - ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไข ไฟล เอกสารประกอบการประช มได - ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไข รายงานสร ปการประช มได ห วข อการประช ม แบ งเป น 2 แบบ 1. รายการประช มท งหมด ผ เข าร วมประช มสามารถ แก ไข/ลบ ห วข อรายงานการประช ม และ เล อกแสดงห วการประช มตามว นท ท ต องการ 2. การประช มแยกตามประเภท จะม ประเภทการประช มให เล อก และในแต ละประเภทม การสร ป จ านวนห วประช มท งหมดตรงส วนท ายของแต ละประเภท รายการการประช มท งหมด

การประช มแบ งตามประเภท 8

9 แก ไขห วข อการประช ม ลบห วข อประช ม

10 เอกสารเช ญประช ม สามารถเป ด อ าน/ลบ ไฟล ในแต ละห วของเอกสารเช ญประช ม กรณ ถ าต องการ ลบเอกสารการประช มให เล อกท เคร องหมาย เอกสารเช ญประช มท งหมด รายงานสร ปการประช ม แบ งออกเป น 2 ห วข อด งน 1. รายงานสร ปท งหมด ผ เข าร วมประช มสามารถ แก ไข/ลบ สร ปรายงานการประช ม และ เล อกแสดงสร ปรายงานการประช มตามว นท ท ต องการ 2. รายงานสร ปแยกตามประเภท จะม ประเภทสร ปรายงานการประช มให เล อก และในแต ละ ประเภทม การสร ปจ านวนท งหมดตรงส วนท ายของแต ละประเภท

รายงานสร ปท งหมด 11

สร ปรายงานแยกตามประเภท 12

13 ข อม ลส วนต ว สามารถแก ไขประว ต ส วนต วของตนเองได แก ไขข อม ลประว ต ส วนต ว ต งค าส าหร บผ ด แลระบบ แบ งเป นห วข อย อยได ด งน 1. ต งค าผ ใช งานระบบ เป นระบบจ ดการผ ใช งาน สามารถ เพ ม/แก ไข/ลบ จ านวนผ ใช งาน ระบบการประช มอ เล กทรอน กส 2. ต งค าประเภทวาระ เป นระบบท สามารถ เพ ม / แก ไข / ลบ ประเภทวาระการประช ม 3. สร างห วข อการประช ม สามารถเพ มห วข อการประช ม

4. สร างเอกสารเช ญการประช ม เพ มเอกสารการเช ญประช มโดยสามารถแนบไฟล เอกสาร ชน ดไฟล doc, pdf และ xls ได พร อมท งสามารถก าหนดได ว าจะส งเอกสารฉบ บน ให ใครได บ าง 5. สร างรายงานการประช ม สามารถสร างรายงานการประช ม 14 ระบบจ ดการผ ใช งานระบบ

ต งค าประเภทวาระ 15

สร างห วข อการประช ม 16

สร างเอกสารเช ญประช ม 17

สร างรายงานการประช ม 18